일본 회사 전화 예절 + 영업전화 거절

언뜻 해외에 사는 사람은 반드시 그 나라의 언어를 잘할 거라고 당연히 생각하지만 그렇지도 않다.  기본 의사 소통이 가능한 정도로도 충분히 생활이 가능한 환경이라면 어느 정도 레벨에서 외국어 공부는 멈추게 된다. 

언어에 정답은 없다고 생각하는 게 나의 신념이고 이 곳에서 회사를 다니면서 적어도 일본에 살고 있으니까 일본인이 사용하는 일본어를 말하고 싶다는 것은 나의 희망사항이다. 가끔은 벽에 부딪히고 어렵지만, 비즈니스 일본어를 마스터하고 싶다는 생각은 강하다.

 

 

*일본어 전화 예절 

처음 회사에 입사하면 일단은 전화 받는 일이 많아진다. 3년 전에 일본에 와서 처음 전화를 받을 때 얼마나 떨렸는지... 아니 생각해보면 한국에서 첫 회사 입사했을 때도 전화 받는 게 처음에는 엄청 떨렸었다. 

제대로 일본어를 정중하게 사용하고, 상대방이 어떤 일본어를 사용해도 잘 귀에 담아 들을 수 있어야 하니까 긴장되지만, 전화 받는 횟수가 늘어가면 금방 또 익숙해지기도 하다. 

 

1. 전화 받기  

전화주셔서 감사합니다. 00 회사의 000입니다.
お電話ありがとうございます。００社の００です。

한국에서도 이렇게 말하면 정중하고 좋겠지만, 일을 하다보면 수많은 전화를 받는데, 이렇게 다 말하기는 좀 길다. 자주 전화하는 거래처 사람이라면 중간에 말을 끊는 경우까지 생긴다.

요즘은 간단하게 00회사입니다. 혹은 00회사의 000입니다. 라고만 하고 있다.


2. 전화 혹은 메일에서 인사치레

전화 혹은 메일을 보낼 때 상대방이 자신이 우리 회사 사람이라고 밝히면 첫 인사로 고생이 많으십니다. お疲れ様です。

그 외에 상대방이 자신이 거래처, 고객 등 이라고 하는 경우에는 첫 인사로 항상 신세를 많이 지고 있습니다. いつもお世話になっております。라고 그냥 인사치레를 해야한다. 

이 인사치레를 하고 나면 상대방이 전화를 한 이유를 말해준다. 사람을 찾거나, 용건을 말하거나.

 

3. 담당자를 찾을 경우

0 사장님 계신가요? 0社長はお見えになりますか。물을 경우, 바꿔주려고 하면 간단히 잠시만 기다려주세요 少々お待ちください。 하고 바꿔 주면 되는데 문제는 자리에 없을 경우 설명을 해줘야 한다. 

잠시 자리를 비웠을 경우에는 잠깐 자리 비워서 돌아오면 전화드리라고 하겠습니다. ０はただいま席を外しておりますので、折り返し電話差し上げてもよろしいでしょうか。

휴일이거나 미팅으로 장기간 자리를 비웠을 경우에는 이유를 설명해주고 혹시 급하신 용건인가요? お急ぎでしょうか。묻고 전언을 남겨두는 것이 좋다.

 

 

+영업 전화 거절 방법


내가 이 포스팅을 하게 된 계기, 한국도 그렇겠지만 일본은 회사에 영업 전화, 스팸 전화가 많이 오는데 이게 그냥 끊어버리면 안된다고 한다. 회사마다 규칙이 달라서 그냥 확 끊는 데도 있긴 하겠지만 기본적으로는 다들 예의를 갖춰 거절의 의사를 표시하고 끊어야 한다.

영업전화가 와도 상관 없는데, 가끔 곤혹스러울 때가 있다. 일본 영업 전화 수법 중 하나가 무조건 사장님을 찾는 건데, 처음에 잘 몰라서 사장님을 아는 사람인 줄 알고 연결 해줬다가 영업전화인걸 알고 다음부터는 주의해서 사장님 찾으면 약속 되어있는지 물어보고 영업 전화는 거르고 있었다.

그런데... 최근에 한 영업 전화가 와서 사장 찾길래 내가 약속되어있는지 물어보니까 그렇다면서, 사장님 이름을 비슷하게 말하면서, 00 회사에서 소개 받아서 전화를 했다길래 진짜 그런줄 알고 연결 시켜 줬더니... 결국 영업 전화였다.

너무 화가 났다. 아... 이 민폐 영업전화들. 내가 다시는 속지 않으리라 다짐했다. 일본 사이트에서 영업 전화 거절하는 방법을 아예 매뉴얼로 만들어서 회사 컴퓨터 바탕화면에 붙여 놨다. 


내가 정한 메뉴얼 일본 회사에서 영업 전화 받으면 거절하기 매뉴얼. 

1. 용건을 묻는다 
恐れ入りますが、どういったご用件でしょうか。 
↓
2. 우리 회사는 신규 계약은 진행 안하게 되어있다고 알리고 끊는다.
弊社は新規のお取引はひかえさせていただいております。


＊사장, 혹은 담당자 찾는 영업전화 

1. 약속 되어 있는 지 묻는다.
ご約束されていますか。 
↓
2. 잠깐 보류하고 얼른 구글에서 번호 검색해서 스팸인지 확인.
죄송합니다만, 연락주신 건으로는 연결이 어렵습니다. 는 내용을 전달하고 끊는다.
すみません。この電話には取次ぎがないよう言われております。 
これで失礼いたします。 
お電話ありがとうございました。

 

아오, 정말 화가 나지만 일본 회사에 따라서는 영업전화 스팸전화도 그냥 끊어버리면 안되기 때문에 앞으로는 이대로 말하고 대처하려고 준비했다. 그동안 내가 너무 순진했거나 혹은 한국식으로 생각하고 대처했다.

앞으로는 이걸로 문제없이 슝슝 일처리해야지. 전화 하나 잘 받는 것도 회사원의 덕목이니까...  !!!